TrelloではなくAsanaを使う理由

リスト管理とボード管理
Asanaはもともとリスト管理のツールでした。Trelloライクなボード管理の機能は後付けで追加されました。現在では、横断的にリストでもボードでもガントチャートでも閲覧でき非常に柔軟性が高くなりました。有料ですが、ガントチャートが私は最も好きです。リスト管理

ボード管理

Trelloではできず、Asanaでは可能な機能
リスト管理の機能がTrelloには根本的に備わっていません。リスト管理できると、ルーチンワークの一覧や管理に非常に便利なのです。
Asanaの機能
チーム


ワークスペースの作成と分割

プロジェクト管理
ボード管理

リスト管理

セクション

カスタムフィールド


プロジェクトタグ

サブタスク


- タスクをサブタスクへ変換
- サブタスクをタスクへ変換
タスクリンク

データ添付

期日設定

開始日

タイムライン

タスクの依存関係

カレンダーと同期

物販で使う場合の具体例
適切なチーム編成を行う
まず必要なことは適切なチーム編成を行うことです。チームに内包されるメンバーは、複数のチームに所属していても特に問題はありません。ミニマムなスタートアップであればむしろ当然のようにそうなり、単品通販のような物販のチーム分けはとてもシンプルなものになります。-
ブランドA
- ブランドAの商品1のローンチ
- ブランドAの商品1のマーケティング
- ブランドAの発注管理
-
カスタマーサポート
- 購入後30日以内の返品・返金希望
- 購入後31日以降の返品・返金希望
- 発送依頼タスク
- ルーチンワーク
- ナレッジベース
- EC改善
- WEB広告
- 取引先メモ
- 作業メモ
- アイディアメモ
適切なチームにメンバーを分割する
それぞれのチームにメンバーは自由に追加することが可能で、無料プランでも15名まで追加が可能で、有料プランであれば一人につき料金が発生するが、ゲストメンバーは無制限で追加が可能で、外注さんを招待する分には非常にありがたい仕組みです。 突発で発生する細々したタスクは、ルーチンワークのリスト内に放り込んで期日設定しておけば、作業の抜け漏れを防ぐことができますし、引き継ぎもスムーズになります。ChatWorkのタスク機能を利用することも多いかもしれませんが、タスク管理はAsanaに完全移行した方が良いです。Slackではタスク管理の機能がないため、Asanaを導入する必要性が非常に高くなります。業務に応じたプロジェクトを作成する
プロジェクトの作成は、多少のなれとセンスが求められます。最初から決まった形を求めるのではなく、使いながら方向修正していくと良いです。大抵は同じところに行き着きます。使いにくいと感じるときは、向いていないのではなくて使い方が間違っているだけです。一つ重要なのは、業務内容に応じて最適な形が変わるということです。 カスタマーサポートで言えば、顧客の対応一件一件は、ボード内にカードを作成して管理すると可視化がスムーズで混乱しません。ただし、その対応中に生じた発送依頼などの部署を多少跨ぐような仕事は、発送依頼タスクをリスト型で用意し、そこに書き溜めておくのが良いでしょう。発送部門ではリストを順番に上から片付けていくだけになります。ポイント
時時系列が必要なものはボードかタイムラインで管理
時時系列が必要なものはボードで管理するか、タイムラインでの管理が最も効率的です。各プロジェクトをどの管理画面で管理するのがベストか瞬時に判断する必要はありません。後から自由に変更できます。ルーチンワークのような時時系列が不要のものはリストで管理
リストでマイタスクに全てのタスクが表示されれば、あとは順番に片付けていくだけになります。業務開始前に自身のタスクの見直しと調整を行い、今日中に片付けるべき仕事を適切に把握し、それを順番に片付けられるようなれば、仕事が早くなることは当然ながら、同時に高い充足感も得られるようになります。それぞれには必ず担当者と期日を割り振る
GTDの考え方は仕事をする上での基本的で根本的な考え方になります。基本ルールその1は、期日と担当者を決めることです。 基本的にタスクというものは、誰がいつやらなければならないのかを明確に定義し、それをスケジュールしなければ実行されることはほぼありません。そしてそれを必ずやりきる、できなかったとしてもリスケジュールするという前提がなければ、そもそもプロジェクト管理もタスク管理もしなくていいことになります。なので、担当者と期日を決めましょう。期日と担当者を割り振る時間を作る
そもそも担当者と期日を割り振るのにもそれなりの時間を要するので、一つのタスクをしてきちんと時間を取りましょう。 未来を想定し、不確定要素がない中で、自身の知識と責任のもと、期日を割り振っていくのはとても価値の高い仕事だし同時にストレスも多いです。「やってみなければわからないじゃないか!」とサジを投げたくなる事もあると思います。でも、あなた自身が時間を作らなければ、期日設定は永遠に行われないのも事実なのです。プロジェクトを管理・精査する時間を作る
Asanaを使っても、使いこなせない、うまくいかない、仕事だけ増えてプロジェクトの進み具合は前と指して変わらない。というような状態の場合、それはAsanaなというツールの問題ではありません。プロジェクトを管理するという根本的な部分が備わっていないだけなので、それを学べば良いです。 あなたは今現在、プロジェクトを管理、精査する、という時間を1日のうちどのくらい確保しているでしょうか?またその時間は仕事始めに行われていますか?仕事終わりにも行われていますか?全くと言っていいほど時間を確保していないのであれば、プロジェクトが混乱しているのは当然ではないでしょうか?- 仕事始めにプロジェクトの進捗を確認して各メンバーをフォローし
- 仕事終わりには早く終わったものも、遅くなってしまったものもリスケを済まし
- 翌日は何をすべきか、明確にした上で退社することができれば…
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