業務効率化の救世主・プロジェクト管理ツールasana

業務効率化の救世主・プロジェクト管理ツールasana

目的を決め、目標を決め、短期目標、長期目標を決め、数値目標を決め、タスクにブレイクダウンし、毎日それを測定し、週間、月間、年間でそれを計測して、PDCAしていく。という仕事を助けてくれるツールがプロジェクト管理ツールです。 いつ、だれが、何をやるのか?が明確になりますので、オフィスのある企業はもちろん、テレワークでも情報共有にとても役に立つツールです。

TrelloではなくAsanaを使う理由

プロジェクト管理ツールといえば、最も有名?なのは恐らくTrelloです。利用者も多く、多くの機能を無料で実装でき、様々なプラグインも開発されています。ただし、Trelloで出来ない、もしくは行うにしても非常に複雑になるアクションを、Asanaであればスムーズに実行することが可能です。

リスト管理とボード管理

Asanaはもともとリスト管理のツールでした。Trelloライクなボード管理の機能は後付けで追加されました。現在では、横断的にリストでもボードでもガントチャートでも閲覧でき非常に柔軟性が高くなりました。有料ですが、ガントチャートが私は最も好きです。

リスト管理

リスト管理はGTDツールように箇条書きリストの形式で表示されます。実行すべきタスクを書き出す時や、自時系列管理が不必要な場合などは、リスト管理の方が管理しやすいです。

ボード管理

ボード管理は、主に時時系列の可視化や、ナレッジベース的な使い方で利用されます。ボード管理の良いところは、想像力を掻き立ててくれることかなと個人的に思います。Trelloから移行する方には馴染みのある形なので使いやすいかと思います。

Trelloではできず、Asanaでは可能な機能

リスト管理の機能がTrelloには根本的に備わっていません。リスト管理できると、ルーチンワークの一覧や管理に非常に便利なのです。 また、作成したカードの中にサブタスクを作成するところまでは、AsanaでもTrelloでも可能ですが、Trelloではこのサブタスクに担当者と期日を設定することが出来きません。担当者は@でメンションすることまでは可能ですが、それを絞り込む機能がありません。Asanaでは、担当者に割り振られたタスク、サブタスクの全てを、期日順に一覧表示することが可能です。 実際に作業する上では、タスクを管理せずに頭を空っぽにしてタスクに集中する必要があります。作業と思考を分ける必要があります。そのためにはタスクの確認やリマインドが、とても簡単である必要があるのですが、Trelloではそれが出来ず不便です。Asanaではマイタスクという機能でそれが実装されています。

Asanaの機能

チーム

asanaでは大きく「組織」と「チーム」でメンバーを管理します。組織は会社やブランドなどの大きな枠組みのことです。チームとは、各プロジェクトの遂行に必要なメンバー、言葉通りチームです。Slackで言う所のワークスペースと、Asanaの組織は同義になります。 Asanaでは独自ドメインのメールアドレスで登録するかどうかで挙動が変化します。まず独自ドメインで登録されていない場合、組織ではなくワークスペースという名称になります。そして、同一の独自ドメインで登録してるメンバーは、組織内メンバーとして自動的に登録されます。異なるドメインやフリーアドレスの場合は、組織外メンバー、ゲストアカウントして取り扱われます。 料金プランは、無料プランのほかに有料プランが用意されており、有料プランではガントチャートのタイムラインカスタムフィールドなどの、プロジェクト推進において非常に生産性の高い機能が利用できるようになります。最上位のビジネスプランではその他にも業務効率化に非常に有効な機能がたくさんついています。

ワークスペースの作成と分割

Asanaでは、個人のアカウントと、チームや組織は異なるものとして扱われています。つまり、個人は多様な組織やワークスペース、そしてそれに紐づくチームに紐づくような構造です。よって自分で作った組織の管理者を別に設定すれば、その人を管理者として自身は組織から抜けることも可能です。これは非常に合理的な仕組です。

プロジェクト管理

ボード管理

プロジェクトは、二つの方法で管理することができます。ボード管理とリスト管理です。ボードはTrelloと同じ見た目、使い方が可能で、Trelloを使ってきた人であれば特に違和感なく使い始めることができます。

リスト管理

リスト管理はiPhoneののリマインダーのような、チェックリスト箇条書き型の管理方法で、いわゆるGTDです。当然書き出したリストはドラッグで自由に移動することが可能で、それぞれのタスクに、担当者と期日、そして繰り返しのタスクを割り振ることができます。

セクション

通常のタスクでも、タスクないのサブタスクでも、セクションを挿入して内容を見やすく整理することが出来ます。圧倒的に見やすさが改善され、各作業のステップを明確に定義することが可能です。

カスタムフィールド

カスタムフィールドは、それぞれのタスクやカードに、自身で定義した入力欄を用意することができます。これはカードを見やすくするためにも利用できますが、入力フォームとしても機能します。従って、顧客対応などで利用した場合、ヒアリングしておくべきヒアリングリストをそもままカスタムフィールドにすれば、聞き取りの抜け漏れを防ぐことにつながります。 カスタムフィールドはドロップダウンを設定することができるので、入力値が決まっている場合はドロップダウンリストから選択するだけで良くなります。これは入力間違いを防ぐ上でとても効果的で、必須記入項目のみカスタムフィールドで設定すれば全て埋めるというシンプルな運用ルールを設定するだけで、ストレスなくスムーズに業務が進むようになります。

プロジェクトタグ

それぞれのタスクには、プロジェクトタグを割振れます。Aプロジェクト内のタスクは当然Aのプロジェクトがタグづけされますが、Asasaでは複数のプロジェクトのタグづけが可能です。異なるプロジェクト間で、同じタスクを閲覧できること、同時に確認できることは非常にメリットが大きく、作業の引き継ぎ時などでも大いに役立ちます。

サブタスク

各タスクの中には、サブタスクを設定する事ができます。サブタスクはそのままチェックリストとして機能し、作業の抜け漏れを無くするのと同時に、そのままマニュアルに近い形になります。Trelloでは、このサブタスクに担当者と期日の設定を行うことが出来ませんが、Asanaでは担当者と期日の設定が可能で、さらにこれをマイタスクの機能から一覧表表示させるころが可能です。
  1. タスクをサブタスクへ変換
  2. サブタスクをタスクへ変換
ということもドラッグで非常に直感的に操作可能で、順番の入れ替えも当然可能です。

タスクリンク

タスクもサブタスクも、リンクをワンクリックで取得することができます。asanaのコメント欄に貼り付けると、タスク名に自動変換されますので、非常にわかりやすいです。

データ添付

各タスクにはデータを添付することができるため、コメント欄での会話もスムーズです。またビジネスプランの校正機能では、画像に直接注釈をつけることも可能で、非常にスムーズに会話ができます。

期日設定

期日設定はとても重要な機能です。なぜならばプロジェクト管理においては、期日を設定しないというのは、永遠に実行されないということを意味しているからです。

開始日

プレミアムプラン以上であれば、期日の他に開始日と終了日を設定することができるようになります。日をまたぐ作業であれば当然開始日と終了予定日が存在しますので、タイムライン機能と組み合わせることでリソース管理が可能になります。

タイムライン

有料プランではガントチャートの、タイムラインの利用が可能になります。各カード、タスクが下段に全て並んだ空欄の状態からスタートし、ドラッグで直感的にタイムラインに乗せ、ドラッグすることで開始日と終了日の設定が可能になります。 一つのラインで一人の担当者で設定すれば、同じ人に重複したタスクが重ならないようなリソース管理もでき、とても秀逸なデザインとなっています。

タスクの依存関係

さらに、各タスクには依存関係を設定することができます。依存関係とはAのタスクが終わらなければBのタスクが開始できない。という類のものでこれもドラッグで直感的に操作することが可能で、プロジェクトを俯瞰して確認し、滞りなく進めるためにはとても便利な機能です。

カレンダーと同期

期日を設定したタスクは、期日を反映した状態でカレンダーアプリと同期することが可能で、Googleカレンダーや、AppleのiCalにインポートすることができ、その他の予定と同時に閲覧することができるようになります。

物販で使う場合の具体例

適切なチーム編成を行う

まず必要なことは適切なチーム編成を行うことです。チームに内包されるメンバーは、複数のチームに所属していても特に問題はありません。ミニマムなスタートアップであればむしろ当然のようにそうなり、単品通販のような物販のチーム分けはとてもシンプルなものになります。
  • ブランドA
    • ブランドAの商品1のローンチ
    • ブランドAの商品1のマーケティング
    • ブランドAの発注管理
  • カスタマーサポート
    • 購入後30日以内の返品・返金希望
    • 購入後31日以降の返品・返金希望
    • 発送依頼タスク
    • ルーチンワーク
  • ナレッジベース
    • EC改善
    • WEB広告
    • 取引先メモ
    • 作業メモ
    • アイディアメモ
単品通販で複数ブランドや商品を持っている場合は、ブランドごとにチームを分けるなどすると良いです。その他にも、プロジェクトして運用しないナレッジベースを作ってしまっても良いと思います。

適切なチームにメンバーを分割する

それぞれのチームにメンバーは自由に追加することが可能で、無料プランでも15名まで追加が可能で、有料プランであれば一人につき料金が発生するが、ゲストメンバーは無制限で追加が可能で、外注さんを招待する分には非常にありがたい仕組みです。 突発で発生する細々したタスクは、ルーチンワークのリスト内に放り込んで期日設定しておけば、作業の抜け漏れを防ぐことができますし、引き継ぎもスムーズになります。ChatWorkのタスク機能を利用することも多いかもしれませんが、タスク管理はAsanaに完全移行した方が良いです。Slackではタスク管理の機能がないため、Asanaを導入する必要性が非常に高くなります。

業務に応じたプロジェクトを作成する

プロジェクトの作成は、多少のなれとセンスが求められます。最初から決まった形を求めるのではなく、使いながら方向修正していくと良いです。大抵は同じところに行き着きます。使いにくいと感じるときは、向いていないのではなくて使い方が間違っているだけです。一つ重要なのは、業務内容に応じて最適な形が変わるということです。 カスタマーサポートで言えば、顧客の対応一件一件は、ボード内にカードを作成して管理すると可視化がスムーズで混乱しません。ただし、その対応中に生じた発送依頼などの部署を多少跨ぐような仕事は、発送依頼タスクをリスト型で用意し、そこに書き溜めておくのが良いでしょう。発送部門ではリストを順番に上から片付けていくだけになります。

ポイント

時時系列が必要なものはボードかタイムラインで管理

時時系列が必要なものはボードで管理するか、タイムラインでの管理が最も効率的です。各プロジェクトをどの管理画面で管理するのがベストか瞬時に判断する必要はありません。後から自由に変更できます。

ルーチンワークのような時時系列が不要のものはリストで管理

リストでマイタスクに全てのタスクが表示されれば、あとは順番に片付けていくだけになります。業務開始前に自身のタスクの見直しと調整を行い、今日中に片付けるべき仕事を適切に把握し、それを順番に片付けられるようなれば、仕事が早くなることは当然ながら、同時に高い充足感も得られるようになります。 GTDはリスト型で個人のタスクを管理するのに特化したフレームワークで、Asanaのリストやプロジェクト管理も根本的にはGTDです。そして、チームのプロジェクトを管理するためには、Asanaのようなプロジェクト管理ツールとGTDが一緒になったツールが最高です。

それぞれには必ず担当者と期日を割り振る

GTDの考え方は仕事をする上での基本的で根本的な考え方になります。基本ルールその1は、期日と担当者を決めることです。 基本的にタスクというものは、誰がいつやらなければならないのかを明確に定義し、それをスケジュールしなければ実行されることはほぼありません。そしてそれを必ずやりきる、できなかったとしてもリスケジュールするという前提がなければ、そもそもプロジェクト管理もタスク管理もしなくていいことになります。なので、担当者と期日を決めましょう。

期日と担当者を割り振る時間を作る

そもそも担当者と期日を割り振るのにもそれなりの時間を要するので、一つのタスクをしてきちんと時間を取りましょう。 未来を想定し、不確定要素がない中で、自身の知識と責任のもと、期日を割り振っていくのはとても価値の高い仕事だし同時にストレスも多いです。「やってみなければわからないじゃないか!」とサジを投げたくなる事もあると思います。でも、あなた自身が時間を作らなければ、期日設定は永遠に行われないのも事実なのです。

プロジェクトを管理・精査する時間を作る

Asanaを使っても、使いこなせない、うまくいかない、仕事だけ増えてプロジェクトの進み具合は前と指して変わらない。というような状態の場合、それはAsanaなというツールの問題ではありません。プロジェクトを管理するという根本的な部分が備わっていないだけなので、それを学べば良いです。 あなたは今現在、プロジェクトを管理、精査する、という時間を1日のうちどのくらい確保しているでしょうか?またその時間は仕事始めに行われていますか?仕事終わりにも行われていますか?全くと言っていいほど時間を確保していないのであれば、プロジェクトが混乱しているのは当然ではないでしょうか?
  • 仕事始めにプロジェクトの進捗を確認して各メンバーをフォローし
  • 仕事終わりには早く終わったものも、遅くなってしまったものもリスケを済まし
  • 翌日は何をすべきか、明確にした上で退社することができれば…
あなたは、明日に希望を持って、安心して寝床に入れるのではないでしょうか?

メール通知

asanaではデフォルトでメール通知が設定されていますが、はっきり言って通知されすぎるのでメール通知は全部オフにしてしましましょう。

作業の母艦をチャットツールからAsanaに移行する

最後にとても重要なこと。 ChatWorkや、slackを使うのをやめましょう。 作業の母艦を、ChatWorkやSlackなどのコミュニケーションツールから、Asanaなどのプロジェクト管理ツールに移行しましょう。これはとても重要なことです。 多くの場合、作業の母艦はコミュニケーションツールとなっています。チャットやメールを送り、それの返信を待って仕事をしている。つまり他者に依存しているのです。これでは順調に仕事が進むわけもないし、四六時中コミュニケーションしているのだから、集中力が続くわけもありません。つまりいい仕事など到底できないのです。コミュニケーションにかける時間は1日に多くても2時間〜1時間程度のとどめておくべきです。 作業開始前に。出勤して一番最初に。仕事のスタート時に開くツールがコミニュニケーションツールなのであれば、全く生産的な時間を取れていないと断言できます。プロジェクト管理の時間は、仕事において最も生産性の高い時間であり、同時にとても頭を使う時間です。プロジェクト管理に価値を感じているのであれば、あとはAsanaを使うだけです。